Il n’y a rien de plus énervant que d’avoir à numéroter les factures émises par son entreprise, surtout si elles sont en version papier. Et le pire c’est que les fraudeurs redoublent d’ardeur pour voler des capitaux aux firmes. Heureusement qu’il existe un moyen simple, mais efficace pour lutter contre les vols de factures : la dématérialisation des factures. Les avantages de ce procédé révolutionnaire sont d’ailleurs nombreux.
Un gain de temps et d’argent
Il est tout à fait possible de réduire les coûts et les délais de traitement des factures de son entreprise grâce à la dématérialisation. Effectivement, une étude réalisée par « Ivalua » (éditeur de solutions e-Achats) montre qu’environ 68% des sociétés interrogées ont décidé de dématérialiser des factures fournisseurs dans l’objectif d’alléger les coûts liés à leur traitement. Le cabinet « EY » (Ernst & Young et associés – cabinet d’audit financier) a aussi mené sa propre enquête sur le coût moyen d’une facture classique (en papier). Les résultats de l’étude montrent que celui-ci est d’environ 14 euros. Il s’agit en clair d’un procédé particulièrement onéreux, personne ne peut dire le contraire. La dématérialisation marque un point décisif.
L’archivage physique peut donc entraîner des dépenses supplémentaires aux gérants d’une entreprise. La raison est simple, il est obligatoire d’utiliser du papier et de l’encre pour archiver des documents, sans parler de la collecte, du stockage et du transfert des relevées. D’un point de vue concret, le coût de traitement d’une facture dématérialisée est deux fois moins élevé par rapport à celui d’une facture fournisseur papier. L’avantage principal de la dématérialisation des factures fournisseurs est qu’il permet d’accélérer le processus de traitement. En général, les archives numériques sont stockées dans une base de données en ligne. Il suffit de saisir les bons mots clés pour chercher des documents spécifiques.
Les documents dématérialisés sont plus sécurisés et centralisés
Puisque les factures dématérialisées d’une entreprise sont stockées dans un Cloud, elles sont sécurisées et centralisées. Autrement dit, les fraudeurs, même les plus ingénieux, ne pourront plus les voler. Il est devenu possible de supprimer le papier au profit de l’informatique afin de garantir plus de sécurité pour les documents administratifs de son entreprise. Inutile de rappeler que les factures fournisseurs en papier peuvent disparaître comme par magie. Le pire c’est qu’elles se dégradent avec le temps, généralement, à cause de la poussière et de l’humidité. La meilleure solution consiste donc à les dématérialiser.
Pour rappel, le processus de démocratisation de la dématérialisation a été lancé en France en 2017. Le Gouvernement français a délivré l’Ordonnance n° 2014-697 en juin 2014 imposant les fournisseurs de l’Administration Publique d’émettre toutes leurs factures par voie électronique. Bien entendu, les collectivités locales et les établissements publics sont également concernés par cette obligation. Plus concrètement, elles doivent être en mesure de recevoir les factures dématérialisées sur le chorus portail pro. Il s’agit en clair d’un système télématique mis en place par l’Agence pour l’informatique Financière de l’État (AIFE). Celui-ci a reçu plus de 25 millions de documents dématérialisés l’an dernier.