La vie d’une entreprise est faite de projets et de réalisations qui lui permettent de fonctionner et de se développer. Chaque projet doit donc être piloté avec brio pour aboutir au résultat attendu. Dans ce contexte, la note de cadrage est un outil précieux, qui servira de feuille de route aux différents intervenants. Mais qu’est-ce exactement qu’une note de cadrage ? A quel moment doit-elle être rédigée ? Que contient-elle et à qui est-elle destinée ? Dans cet article, découvrez la définition et les objectifs d’une note de cadrage et voyez comment exploiter tous les atouts de ce document.
Note de cadrage : définition
Un projet est constitué d’un ensemble de tâches qui doivent être réalisées dans un ordre précis afin d’atteindre un objectif clairement défini. Tout projet est soumis à des contraintes, de délai ou de qualité, par exemple. Selon l’ampleur du projet, son pilotage peut s’avérer complexe. C’est là qu’intervient la note de cadrage. Ce document synthétique permet en effet de gérer efficacement un projet d’entreprise, quelle que soit son envergure.
La note de cadrage : sa fonction
Elle fournit un socle de compréhension commun pour tous les intervenants d’un projet : les membres de l’équipe ainsi que les décideurs et toutes les parties impliquées dans le projet, de près ou de loin. Cette note peut être consultée par tous et à tout moment pour s’assurer du bon déroulement des étapes du projet, ce qui permet de corriger rapidement les erreurs et manquements.
La note de cadrage : son contenu
Elle reprend tous les éléments utiles à la compréhension du projet et de sa mise en œuvre. On y retrouve notamment :
- La description du projet ;
- Les résultats attendus ;
- Les étapes à suivre et les ressources à mobiliser pour les atteindre ;
- Les contraintes à prendre en considération.
La note de cadrage : quand est-elle rédigée ?
De son lancement à sa réalisation, le pilotage d’un projet est jalonné de multiples documents. Dans la chronologie des opérations de gestion du projet, la note de cadrage est émise après le business plan et juste avant le cahier des charges. Elle constitue donc un support utile à la rédaction de ce dernier, puisque le cahier des charges reprend les points de la note de cadrage et les développe.
Une note de cadrage, pourquoi ?
Parmi les divers documents relatifs à la gestion de projet, c’est l’un des plus intéressants et qui présente plusieurs avantages :
- La note de cadrage est un document consensuel, approuvé par tous les intervenants du projet. Elle constitue ainsi une trace écrite des accords convenus, évitant ainsi les malentendus. La note de cadrage peut aussi permettre de clarifier certains différends, en cas de désaccord sur un process ou un délai de mise en œuvre, par exemple ;
- Elle synthétise efficacement l’ensemble du projet et permet d’en identifier rapidement tous les éléments utiles à n’importe quelle étape de sa réalisation ;
- La note de cadrage est un outil d’information et de communication qui fluidifie les échanges entre les différents intervenants et facilite ainsi la prise de décisions qui contribuent au bon déroulement du projet.
Une note de cadrage, pour qui ?
La note de cadrage concerne tous les acteurs du projet, de son initialisation à sa complète réalisation.
Le chef de projet
C’est le chef de projet qui rédige la note de cadrage et qui se charge de la relayer aux autres membres du projet.
L’équipe qui travaille à la réalisation du projet
Chaque membre de l’équipe consulte la note de cadrage pour prendre connaissance du projet et du rôle qu’il a jouer dans sa réalisation. Il connaît ainsi ses objectifs, les contraintes auxquelles il est exposé ainsi que le délai et le budget qu’il doit respecter.
L’initiateur du projet
Un projet peut être le fruit d’une décision interne à l’entreprise ou être confié par un client, dans le cadre de l’activité de l’entreprise. Dans les deux cas, une note de cadrage doit être fournie à l’initiateur du projet. Ce document lui servira de référence pour s’assurer du bon déroulement des étapes du projet. Par ailleurs, la note de cadrage l’informe aussi sur les risques et les contraintes éventuels afin qu’il puisse les anticiper.
La note de cadrage est donc un document très utile pour suivre efficacement la réalisation d’un projet. Elle représente une feuille de route claire et concise à laquelle tous les collaborateurs impliqués peuvent se référer pour s’assurer que leur travail correspond bien à ce qui est attendu. Chacun peut ainsi relire la note de cadrage à sa guise pour vérifier qu’il est bien dans son rôle, qu’il a bien compris les enjeux de sa mission et que chaque étape se déroule conformément à ce qui a été prévu. La note de cadrage peut être utilisée dans n’importe quel domaine professionnel et pour gérer tout type de projet.
Découvrez aussi : Quels sont les unités en électricité ?