Organiser un séminaire peut s’avérer être une tâche ardue. Le secret de la réussite : une bonne organisation ! En effet, pour organiser le parfait séminaire, aucun détail ne doit être laissé au hasard.
Les séminaires sont très importants dans la vie d’une entreprise. Ils permettent de faire un bilan, de créer un climat de travail convivial et de rapprocher les salariés. Voici donc 10 conseils pour mener à bien votre projet de séminaire et d’en assurer le bon déroulement.
- Définir l’objectif du séminaire
C’est la première étape. L’essentiel est d’arriver à répondre à la question : « pourquoi organiser ce séminaire » ? La réponse à cette question déterminera ensuite toute la suite du processus et vous aidera à prendre les décisions les plus importantes et appropriées.
- Déterminer le public et le nombre de participants
Une fois les objectifs établis, concentrez-vous sur la cible de votre évènement. Collaborateurs ? Collègues ? Partenaires ? Clients ? Votre évènement sera radicalement différent en fonction du public visé. Afin d’organiser votre évènement au mieux, pensez également à déterminer précisément le nombre de participants.
- Choisir un thème
C’est en fonction de vos objectifs et du public visé que vous pourrez choisir un thème à votre évènement. Pour donner envie aux participants et faire de ce séminaire quelque chose d’attendu et d’excitant, donnez-lui un intitulé accrocheur. Définissez également le type de séminaire le plus adapté : journée, dîner, week-end ? Et articulez toute votre communication autour du thème choisi.
- Fixer un budget
Voici la partie la plus délicate. C’est en définissant vos objectifs que vous pourrez adapter votre budget. En effet, un évènement sur un week-end n’a pas le même prix qu’un dîner dans un restaurant 4 étoiles ou qu’un déjeuner sur le pouce.
- Choisir une date et un lieu
Assurez-vous de choisir une date accessible. Evitez donc les week-ends de pont, les vacances scolaires ou les jours d’évènements nationaux importants. Choisissez une date en basse ou moyenne saison pour être sûr d’avoir de la place.
Une fois la date définie, attaquez-vous à la recherche d’un lieu adapté qui pourra accueillir votre projet. Vérifiez donc la capacité d’accueil, la facilité d’accès (pour faciliter le transport, vous pouvez louer des bus avec chauffeur).
De nombreux restaurants proposent des salles dédiées aux réunions d’entreprise. Il existe également des hébergements pour les séminaires dans des clubs de vacances. L’avantage : vous avez tout sur place. Si vous voulez marquer des points, privilégiez les villages vacances avec piscine.
Assurez-vous d’avoir un contact privilégié sur place, afin de faciliter l’organisation et les échanges.
- Communiquer sur l’évènement
Pour que votre évènement ait l’impact escompté, vous devez mettre en place un plan de communication. Pensez à prévenir vos invités au moins deux mois à l’avance pour vous assurer de leur présence. N’hésitez pas à mettre un RSVP (Répondez s’il vous plaît) sur vos invitations, afin de connaître avec précision le nombre de personnes disponibles.
Si certaines des activités prévues nécessitent d’apporter un matériel ou des vêtements spéciaux (maillot de bain, vêtements de ski…) n’oubliez pas de le préciser afin que tout le monde puisse participer.
- Définir le planning du séminaire
Vous devez établir un planning de votre évènement. Libre à vous de le partager ensuite avec vos invités. Afin d’organiser au mieux votre séminaire (surtout si vous êtes nombreux), essayez de découper les journées au mieux mais laissez-vous une marge en cas d’imprévu. Conférences, présentations, activités, repas, soirées…tout doit être défini à l’avance afin de faciliter l’organisation sur place.
- Prévoir des activités annexes
Rien de mieux pour rassembler les troupes et créer de l’unité que d’organiser des activités. Chasse aux trésors, course de karting, tournoi de ping-pong, bowling, jeux de neige… les idées sont nombreuses. Vous pouvez faire appel à un prestataire externe pour vous aider dans l’organisation.
- Mettre en place les derniers détails
La veille de l’évènement, peaufinez les derniers petits détails. Reprenez contacts avec les différents intervenants afin de vous assurer que tout est prêt pour vous accueillir. Si vous le pouvez, rendez-vous sur place la veille du jour J afin de tout mettre en place.
- Faites un compte-rendu de l’évènement
Votre évènement est passé, tout le monde a été ravi… Tant mieux. Mais il vous reste une dernière étape à effectuer : celle du compte-rendu. Quelques jours après la fin du séminaire, envoyez un compte-rendu aux participants, en même temps qu’un petit mot pour les remercier de leur présence. Si vous avez pris des photos pendant l’évènement, partagez-les. Et n’oubliez pas de récolter les retours, positifs ou négatifs, afin de faire encore mieux l’année suivante !